14 قاعدة لكتابة رسالة رسمية … تأكد منها قبل أن تُرسل أي رسالة

اليوم ، مع اعتمادنا على الإنترنت والبريد الإلكتروني ، أصبحت الحاجة إلى كتابة خطاب رسمي أكبر ولا تقتصر على تلك التي يتم إرسالها في شكل ورقي ، ولكن أيضًا على رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، لذلك من المهم معرفة بالضبط كيف تكتب الخطاب الرسمي بالطريقة والأسلوب والترتيب والشكل الصحيح.

كتابة خطاب رسمي أو خطاب غير رسمي هو أمر يعتمد على الجهة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها ، مثل المدير أو الشركة التي تريد العمل معها أو الشريك التجاري ، وبالتالي يجب عليك اعتماد أسلوب معين وهيكلها ، وإليك كل ما تحتاج لمعرفته حول هذه الرسائل وطريقة كتابتها.

قواعد لكتابة خطاب رسمي

1 - تقصير الرسالة واعتماد الإيجاز

كما هو الحال مع اللوحات التي لا تحتوي على خطوط غير ضرورية ، ومع الآلات والأجهزة التي لا ينبغي أن تحتوي على قطع ليس لها عمل ، الأمر نفسه ينطبق على رسالتك ، فلا يجب أن تحتوي الجمل على كلمات غير ضرورية ، ولا على فقرات يجب أن تتضمن الجمل التي لا تصلح لها.

لذلك يجب أن تحدد الهدف والغرض من رسالتك مباشرة في الفقرة الأولى وتأكد من عدم الانحراف والابتعاد عن الموضوع ، أي الابتعاد عن الفقرات واللغة والأسلوب المنمق والعبارات والجمل الطويلة.

هذا لا يعني أنك تبقي كل جمل الرسالة قصيرة ، لكن تعتمد على الإيجاز لأنه يعكس أسلوبًا قويًا.


2 - استخدام اللغة الرسمية والابتعاد عن العامية

أنت لا تتحدث إلى صديقك أو زميلك المقرب ولا إلى أي من أفراد أسرتك ... يجب عليك استخدام اللغة الرسمية. اختر العبارات والجمل الأكثر رسمية ، وابتعد عن المصطلحات العامية ، وتأكد من تجنب العبارات الغامضة.

أيضًا ، يجب عليك استخدام كلمات مهذبة وأنيقة ، حتى لو كانت رسالتك عبارة عن خطاب شكوى ، فهي لا تزال خطابًا رسميًا ويمكن أن تساعدك في البحث عن أنماط مماثلة من الرسائل والبحث عن كلمات مكافئة أكثر رسمية وقوية عبر الإنترنت ، و تأكد من استخدامها في المكان الصحيح دون مبالغة.


3 - اكتب التاريخ ... في الزاوية اليمنى العليا من الرسالة

في بداية الرسالة ، التاريخ مكتوب على وجه التحديد في الجزء الأيمن العلوي منه. هذا للأحرف الورقية. بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك تخطي هذا الأمر ، بالنظر إلى أن البريد الإلكتروني يعرض التاريخ تلقائيًا.

تجنب كتابة التاريخ على شكل أرقام ، أي مثل 2/12/2020 ، لأن هذا التاريخ بالنسبة للبعض هو اليوم الثاني من شهر كانون الأول (ديسمبر) 2020 ، بينما بالنسبة للآخرين هو الثاني عشر من شهر شباط (فبراير) عام 2020 ، وذلك لتجنب هذا الاختلاف. يجب كتابة التاريخ بذكر اسم الشهر كتابةً أي 2 ديسمبر 2020 وبالطبع نفس الشيء مع كتابة رقم السنة بناءً على آخر رقمين فقط (لا تكتب التاريخ مثل هذا: ديسمبر 2/20)


4 - معلومات المرسل وعنوانه

في بداية الخطاب الرسمي وبعد ذكر التاريخ ، سنصل إلى معلومات المرسل ، أي معلوماتك ، وسيتم كتابتها في الجانب الأيسر العلوي من الرسالة.

في البداية تكتب اسمك بالكامل ثم في السطر الذي يلي اسم شركتك في حال كنت تخاطب الرسالة رسميًا من الشركة ، ثم حدد عنوانك ويتم كتابته بدءًا من المنطقة المحددة وبعد ذلك المدينة تليها الدولة ، أي من الدائرة الصغيرة إلى الكبيرة. الرمز البريدي ، ثم رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني.

ملاحظة مهمة للغاية: من المهم أن يكون بريدك الإلكتروني باسمك وليس بأسماء غريبة مثل: عصير الأحزان. Com "" happy dark @ yahoo.com "" اللون البرتقالي في أناقته "" قلبي مشكلتي "وغيرها ... في هذه الحالة سيكون عليك إنشاء حساب رسمي باسمك أو على الأقل ، لا تكتب أبدًا بريدًا إلكترونيًا .


5- معلومات المرسل إليه ... الجهة المرسلة إليه الرسالة

اترك سطرًا فارغًا ، وبعده ، على الجانب الأيسر من الرسالة ، سيتم ذكر معلومات المرسل إليه ، أي الشخص أو الكيان الذي ترسل إليه الرسالة.

بنفس الطريقة يجب عليك أولاً كتابة اسم المستلم أو اسم الشركة في حال كانت الشركة بشكل عام ، ثم إذا كان المستلم شخصًا ، فيجب عليك ذكر شركته ، ثم العنوان وكذلك البدء من دائرة صغيرة إلى الكبيرة واذكر الرمز البريدي.

لست مضطرًا إلى كتابة رقم هاتفه أو بريده الإلكتروني ، يجب كتابة هذه المعلومات فقط إلى الشخص الذي يرسل الرسالة لتكون وسيلة للمستلم للتواصل معك رسميًا.


6 - ابدأ الخطاب الرسمي بتحية

تبدأ معظم الرسائل الرسمية بتحية على شكل: "عزيزي / عزيزتي" ... ثم اسم الشخص ولقبه واسمه ولقبه أو عبارات مثل: السيد / السيدة / الأستاذ / السيدة. طبيب ...

في حالة معرفتك لمستلم الرسالة شخصيًا يمكنك اعتماد اسمه الأول بعد كلمة "عزيزتي". لكن إذا كانت معرفتك به رسمية ، فيفضل أن يتبنى اسمه الثاني أو اسمه الأول والثاني معًا. أما بالنسبة لكتابة خطاب رسمي احترافي لشخص لا تعرفه شخصيًا ، فيفضل الاعتماد على العبارات: سيدي ، سيدتي ...

تجنب ذكر العبارات غير الرسمية مثل: "مرحبًا" و "تحياتي" و "صباح الخير" و "مساء الخير" وغيرها ، فهذه عبارات تتناسب مع الرسائل العادية بينك وبين أصدقائك.


7- عنوان الرسالة الرسمية

من أهم الأجزاء التي لا يمكن الاستغناء عنها ويجب كتابتها بطريقة وأسلوب معينين ، من خلال العنوان يجب أن يكون المستلم قادرًا على فهم محتوى موضوع الرسالة مباشرة دون الحاجة إلى البحث في النص لفهم الغرض منه.

يفضل ترك سطر فارغ ثم كتابة العنوان في المنتصف بحجم أكبر قليلاً من حجم نص الرسالة ، ويجب أن يكون العنوان واضحًا ومختصرًا ومفهومًا ورسميًا ، على سبيل المثال ، إذا كنت إرسال رسالة عن فرع شركة معين ، اجعل العنوان يكون "فرع شركتنا ..." الغرض من الرسالة هو طلب متعلق بعملك ، لذا اختر العنوان "وظيفتي ..." أو "منصبي. .. "أي اختر عنوانًا مشابهًا لذلك.


8- كتابة خطاب رسمي .. اكتب المحتوى .. نص الرسالة

بشكل عام ، يمكن تقسيم نص الرسالة الرسمية إلى 3 أجزاء رئيسية:

الجزء الأول عبارة عن مقدمة للرسالة تتضمن السبب الذي دفعك لكتابة الرسالة أو المشكلة التي تواجهها أو الأمر الذي تريد مناقشته ، والجزء الثاني هو المحتوى مباشرة حيث توجد تفاصيل محددة عنه الموضوع والمعلومات التي يجب معرفتها مذكورة.

أما الجزء الأخير فهو إنهاء للرسالة وعادة ما يتضمن المقترحات التي تجدها مناسبة ، والأسئلة والاستفسارات التي لديك ، أو شكرا لقراءة الرسالة والاهتمام بموضوعها ، أو طلب رسمي وبكل مهذب. يتم الرد على رسالتك أو ترتيب اجتماع لمناقشة موضوعها.

أثناء كتابة النص ، تأكد من أنه واضح وأن الأفكار مباشرة وموجزة. يمكن أن تكون الرسالة فقرة واحدة إذا كانت تخدم غرضها.


9- اختتم الرسالة أيضًا بالتهنئة

قبل الخروج من الرسالة يجب أن تنهيها بتحية ، ومعظم العبارات المتعلقة بإنهاء الرسالة هي عبارات محفوظة ، لكنها تختلف عن بعضها البعض بدرجة التقارب والدفء ، وعلاقتك بالمتلقي.

فيما يتعلق بالرسائل المتعلقة بالعمل والتوظيف ، أو خطاب رسمي لا تعرفه شخصيًا ، استخدم عبارات مثل "مع خالص التقدير / مع الاحترام الصادق / بأقصى درجات الاحترام ..."

في حال كنت تعرف المتلقي رسميًا ، استخدم عبارات مثل: مع أطيب التحيات / تحياتي / أرجو قبول احترامي الصادق / شكرًا لك على مساعدتك في هذا الأمر ... "أما بالنسبة للأشخاص الذين تعرفهم شخصيًا ، فيمكنك الاعتماد على : "تحياتي الحارة / أطيب التمنيات / مع كل التقدير ابقى بصحة جيدة مع الامتنان ...”


10 - التوقيع

بعد التحية يأتي توقيعك ، والذي يختلف حسب نوع الرسالة ، بحروف ورقية عليك كتابة اسمك الصريح بالكامل ، ثم التوقيع بخط يدك ، أما بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني ، فيكفي أن تكتب اسمك في أسفل الرسالة فقط.

بشكل عام ، تكون معلومات الاتصال الخاصة بك في الأعلى ، ولكن إذا كان هذا بريدًا إلكترونيًا ، فيمكنك ذكر بريدك الإلكتروني في النهاية بعد اسمك ، خاصة إذا كنت تنتظر الرد ، لتسهيل اتصال المستلم بك.


الملاحظة 11 - PS

الحاشية السفلية والمرمز لها بـ PS ، وهي مرفق غير مناسب يوضع داخل الرسالة ، يمكن أن تكون معلومات إضافية أو بيانات محددة ، أو بريد إلكتروني إلى الموقع ، على سبيل المثال ، إذا كان موضوع الرسالة حول الموقع وغيره ...


12 - ضبط الخطوط والألوان والتنسيق

بالإضافة إلى كل هذا ، يعد التنسيق العام للحروف جزءًا مهمًا لا يتجزأ من القواعد لعدم كتابة خطاب رسمي مطلقًا.

يجب عليك اختيار نمط خط واضح بحجم مناسب ، مع مراعاة تغيير حجمه وتكبيره في العناوين وأشياء أخرى ، وكذلك اعتماد اللون الأسود أو لون آخر مناسب مثل الأزرق على سبيل المثال ، كما يجب ترك خط بين كل جزء من رسالة.


13 - تصحيح الأخطاء ... تحقق من رسالتك

بعد الانتهاء من كتابة الخطابات بشكل عام ، ابتداءً من كتابة الخطاب الرسمي بشكل خاص ، ستنتقل إلى المرحلة الأهم وهي تصحيح الأخطاء الواردة فيه. مهما كانت العبارات والفقرات رسمية قوية وموجزة ، فإن الأخطاء يمكن أن تضعفها وتضيع جهودك فيها.

اعتمد على المدقق الإملائي في جهازك ثم اقرأ الرسالة بنفسك لأن المصحح قد يغفل العديد من الأخطاء ، ويفضل أن يقوم شخص آخر أيضًا بالتحقق لأنك قد تفقد بعض الأخطاء أيضًا.

بشكل عام ، إذا كانت الرسالة مهمة جدًا ، خذ وقتًا كافيًا لكتابتها ولا تتعجل ، فهذا سيوفر عليك الوقوع في الكثير من الأخطاء الإملائية واللغوية.


14- طباعة الرسالة أو إرسالها بالبريد الإلكتروني

الآن بعد أن أكدت كل شيء وصححت كل شيء ، سيكون عليك إرساله أو طباعته أو إرساله إلكترونيًا.

أما بالنسبة للطباعة فمن الضروري التأكد من أن تنسيق الطباعة يتم بشكل صحيح ولتجنب الأخطاء التي قد تحدث نتيجة الاختلاف في الإعدادات بين البرنامج في جهازك وتنسيق الطباعة ، يجب عليك تحويل النص إلى ملف PDF ، حيث يحافظ على التنسيق ويضمن حماية الملف من أي تعديل.

اما عند ارسال الايميل فيجب ان يكون حسابك باسمك الحقيقي والابتعاد عن اسماء الغريب .. كما يجب اختيار العنوان الصحيح.


الشكل والترتيب اللغة والأسلوب والأسلوب والتنسيق كلها مهمة للغاية ، وباختصار ، تحتاج كتابة الرسائل الرسمية إلى الالتزام بجميع القواعد الأربعة عشر السابقة!

قد تكون مهتمًا:

  • دليل متكامل لكيفية كتابة ورقة قصيرة ... 10 خطوات واضحة ومرتبة
  • كيف تكتب سيرة ذاتية مهنية قوية من وجهة نظر الموارد البشرية
  • مع أمثلة ونماذج .. كيف تكتب رسالة بالإنجليزية
  • كتابة خطاب طلب الوظيفة بكفاءة والتقدم للوظيفة التي تريدها

المصادر

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى