ما هي مهام إدارة المشاريع ومسؤولياتها؟ هنا كل ما تحتاجه عنها

مع التطور والتقدم في عالم الأعمال وظهور فئات مختلفة من الشركات والمشاريع وأنواع جديدة من العمل مما أدى بالضرورة إلى تطوير أساليب الإدارات في تنفيذ المهام المطلوبة منها. نقل يتوقع المعهد الدولي لإدارة المشاريع أنه بحلول عام 2020 سيكون هناك حوالي 15 مليون مهمة ومسؤوليات جديدة لإدارة المشاريع لم تكن موجودة من قبل.

لذلك ، نظرًا لأن إدارة المشاريع تلعب دورًا حيويًا في مساعدة الشركات والمشاريع المختلفة للوصول إلى أهدافها وتحقيق تطلعاتها ، وسيتعين بالضرورة على أي شخص سيكون في موقف أن يتعامل مع شكل من أشكال الإدارات ، سنتعرف هنا على مهام إدارة المشاريع والمسؤوليات التي عادة ما تتحملها في أنواع المشاريع المختلفة وفي جميع مراحلها.

مهام ومسؤوليات إدارة المشروع

تنقسم مهام إدارة المشروع إلى عدة أنواع حسب كل مرحلة من مراحل إدارة المشروع التي يعمل عليها هذا القسم والتي يمثلها مدير المشروع وباقي الفريق الإداري والتنفيذي الذي يعمل على المشروع تحت إشرافه. مدير المشروع ، أعلى سلطة في الإدارة وصانع القرار النهائي. على أن تكون المهام الموكلة للإدارة على النحو التالي

مهام تمهيدية

  • وتشمل تحمل المسؤولية وأخذ زمام المبادرة تجاه جميع الأنشطة والمهام التي تتعلق بالتقدم الكامل للمشروع ، بما في ذلك المتابعة والتنفيذ والتوجيه والإرشاد.
  • المتابعة والتدقيق مع جميع الأطراف ذات العلاقة بالمشروع للتأكد من أن كل ما هو مطلوب لسير العمل بالمشروع يتم توفيره في مراحله المختلفة.

مهام التخطيط

  • تتمثل إحدى مهام إدارة المشروع في صياغة وتطوير خطة عمل واضحة ومفهومة تمكن جميع الأطراف ذات الصلة ، بما في ذلك المساهمين وفرق العمل والجهات الراعية وغيرهم ، من متابعة تقدم العمل في المشروع ، مرحلة بمرحلة.
  • تحديد وإدارة نطاق عمل المشروع ومتوسط ​​سرعة العمل في كل مرحلة ، وجمع كافة المعلومات والمتطلبات الخاصة بذلك.
  • تطوير الجدول الزمني للمشروع ، وتحديد الأنشطة التي سيتم تنفيذها في كل مرحلة ، وتقدير الموارد اللازمة لكل مرحلة من مراحل العمل.
  • تقدير إجمالي المصروفات للمشروع من البداية إلى النهاية مع توزيعها وتحديد تكاليف كل مرحلة من مراحل العمل.
  • تحديد المتطلبات اللازمة للارتقاء بالعمل إلى مستوى الجودة المطلوب.
  • تحديد الموارد البشرية اللازمة للمشروع ، وطرق توفيرها ، والتكاليف المطلوبة لهذا الجزء من العمل.
  • إدارة عمليات الاتصال بالمشروع ، الداخلية وبين إدارات العمل المختلفة وفيما بينها وبين الإدارة ، وعمليات الاتصال الخارجية مع المساهمين ورعاة المشروع والممولين وغيرهم من ذوي الصلة بالمشروع.
  • تقدير وتحديد المخاطر المحتملة وتحديد استراتيجيات واضحة لإدارتها والتعامل معها إذا ظهرت.
  • تحديد المشتريات وتكاليفها والبائعين وطرق تأمينها من النقل والتخزين خلال مراحل المشروع المختلفة.
  • التأكد من أن المساهمين على علم بجميع تفاصيل المشروع ومتطلباته ومستلزماته وخطة العمل والجدول الزمني لذلك ، وموافقتهم على كل هذه الأمور.

المهام التنفيذية

  • تتمثل مهام الإدارة التنفيذية للمشروع في إدارة المشروع في كل مرحلة والإشراف على جميع التفاصيل التشغيلية ، بما في ذلك العمليات الفنية والتغييرات التي قد تحدث في أي مرحلة.
  • الإشراف على متابعة العمل للتأكد من تحقيق الجودة المطلوبة.
  • تحديد وتطوير ومتابعة عمل الأقسام المختلفة بالمشروع
  • تنفيذ عمليات اتصال تتسم بالكفاءة والفعالية على مختلف المستويات ، بما في ذلك أصحاب المصلحة وفرق العمل ومقدمي الموارد.
  • متابعة مقترحات وتوقعات المساهمين في المشروع والتأكد من عدم وجود سوء فهم أو بناء توقعات غير واقعية لا يمكن الوصول إليها.

ما هي مهام ومسؤوليات إدارة المشروع؟  هنا كل ما تحتاجه حيال ذلك

وظائف الرقابة والاستشارات

  • متابعة أعمال المشروع والإشراف عليها وإدارة أي تغييرات لازمة أثناء سير العمل من خلال العمل جنبًا إلى جنب مع الإدارات ذات الصلة ذات الصلة بتلك التغييرات.
  • تحليل والتحقق وإدارة العمليات التشغيلية المختلفة لضمان أن المشروع يسير وفقًا للخطة المحددة ونحو الأهداف المحددة أثناء التخطيط.
  • متابعة التكاليف والنفقات للتأكد من بقائها ضمن المستوى المحدد وعدم تجاوز الميزانية.
  • إدارة عمليات نوعية بما يحقق تطلعات المساهمين وكما تم التخطيط له سابقاً.
  • التحكم في عمليات الاتصال بين أصحاب المصلحة وفرق عمل المشروع.
  • السيطرة على المشتريات وجميع التفاصيل ذات الصلة.

مهام إغلاق المشروع

هي المهام التي تكون في نهاية العمل على المشروع عندما يكون في مراحله النهائية ، والتي تشمل استكمال المراحل الأخيرة لكل قسم من أقسام العمل ، وبعد التأكد من إتمام المهام بالكامل والموافقة عليها من قبل المساهمين أو أصحاب المشروع وبالتالي يمكن تسليمها. قد تشمل مهام إدارة المشروع هنا أيضًا إنهاء عقود الشراء مع استكمال العمل في المشروع.

هذه هي المهام والمسؤوليات الرئيسية لإدارة المشروع خلال مراحل العمل المختلفة في المشروع ، وتشمل هذه المهام جميع أنواع المشاريع سواء تلك التي لها دورة حياة محددة وينتهي العمل عليها بنهاية دورة حياتها أو المشاريع ذات طبيعة دائمة للعمل.

بالطبع هناك دائمًا مهام ثانوية أخرى بجانب هذه المهام الرئيسية أو يمكن أن تتفرع منها وتتضمن عدة تفاصيل مثل إدارة الأزمات وحل المشكلات التي تواجه العمل والمشروع ككل بالإضافة إلى إدارة أي نزاعات قد تحدث بين الفرق المختلفة العاملة في المشروع أو بين الأطراف الخارجية مثل المساهمين وفرق العمل. أو حتى الخلافات يمكن أن تكون بين الإدارة والمساهمين ، وهنا يتطلب قدرًا كبيرًا من التواصل الفعال والفهم من كلا الطرفين للوصول إلى صيغة مشتركة وإنهاء النزاع.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى