إدارة المهام وتنظيمها وأشهر النظريات المتخصصة بذلك

عندما يتعلق الأمر بإدارة المهام والمسؤوليات التي نلتزم بها والمطلوبة منا ، فإننا نفكر دائمًا في الوقت ومقدار ما يمكننا القيام به خلال الوقت المتاح لدينا ، والحقيقة هي أن جميع الأشخاص لديهم نفس القدر من الوقت ، ولكن الأمر يتعلق بالطريقة التي ندير بها هذه المرة ، وهذا ما يُعرف باسم إدارة المهام.

الأشخاص الأكثر إنتاجية وكفاءة لديهم نفس الوقت والساعات مثلنا نحن أو أي من الأشخاص الأقل إنتاجية. لكن كما قلنا يتعلق بآلية إدارة المهام وتنظيم المسؤوليات والواجبات والالتزامات المختلفة.

ما هو مدير المهام؟

إدارة المهام هي النشاط الذي يقوم به فرد أو مجموعة أفراد أو فريق عمل أو مدير فريق لغرض تنظيم المهام والمسؤوليات المطلوبة التي يجب تنفيذها ومتابعة عملية التنفيذ لكل مهمة سواء كانت هي مهام شخصية أو مهنية أو مهام فريق العمل أو مجموعة أفراد.

تتم عملية إدارة المهام بأشكال عديدة ، حيث يوجد العديد من النظريات المتخصصة في أساليب وأنظمة إدارة المهام ، والتي تناقش طرق تنظيم المهام والواجبات وتنفيذها وإيصالها إلى مرحلة الإنجاز.

كما ظهرت في الفترة الأخيرة تطبيقات وبرامج وأنظمة إلكترونية للأفراد في حالة الاستخدام الشخصي ، وكذلك لفرق العمل لاستخدامها في البيئات المهنية والمؤسسات والمشاريع المختلفة من أجل تسهيل الإدارة والمتابعة و تنفيذ المهام.

أشهر النظريات في إدارة المهام

كما قلنا ، هناك العديد من النظريات المتعلقة بإدارة المهام وتنظيمها ومتابعتها ، وكل نظرية لها أسلوبها وأسلوبها الخاص لذلك. هنا سنتعرف على أشهر ثلاث نظريات في إدارة المهام وأكثرها استخدامًا في الدوائر المهنية وبيئات العمل.

كانبان

ولعل كانبان من أقدم النظريات في هذا الصدد والتي ظهرت عام 1940 في شركة Toyota اليابانية لتنظيم المهام في أقسامها. كانبان هي كلمة يابانية تعني بطاقة.

كمثال على آلية عمل كانبان ، لنفترض أن لديك بعض المهام التي يجب تنفيذها ، فقم بتقسيم ورقة لتحريكها هنا لوحة بيضاء إلى ثلاثة أقسام أو أعمدة ، العمود الأول الذي نسميه المهام أو المهام التي يجب تنفيذها ، الركيزة الثانية التي نسميها القيام أو قيد التقدم ، والعمود الثالث يسمى المهام المنجزة أو المكتملة.

إدارة وتنظيم المهام وأشهر النظريات المتخصصة في ذلك

نضع جميع المهام التي نريد تنفيذها في العمود الأول لتكون مخصصة للمهام التي يجب تنفيذها ، ثم نبدأ في تنفيذ المهام واحدة تلو الأخرى ، واحدة تلو الأخرى ، وعندما نبدأ في تنفيذ المهمة الأولى ، ننتقل إلى العمود الثاني ، وهو عمود قيد التقدم ، كما قلنا ، ولكن عندما ننتهي منه وتنتهي المهمة ننقله إلى العمود الثالث وهو للمهام المكتملة ، ثم ننتقل إلى المهمة الثانية التي تمر من خلاله نفس المراحل ، وهكذا حتى يتم الانتهاء من جميع المهام.

يمكن تنفيذ كانبان على لوحة في مكان العمل أو في المكتب أو أيا كان المكان الذي يتم تنفيذه فيه ، أو هناك العديد من التطبيقات المخصصة لهذا الغرض وهذه الطريقة لإدارة المهام ، مثل تريلو أو كانبانشي والتي يمكن إضافتها إلى فريق العمل بأكمله بمجرد إنشاء حساب هناك وتخصيص الجداول والأعمدة بما يتناسب مع آلية العمل التي تناسب أعضاء الفريق.

نشاط

ظهرت هذه النظرية في بداية القرن الحالي من قبل مجموعة من العاملين في قطاع البرمجيات كطريقة جديدة لإدارة مهام مشروعهم والمسؤوليات المطلوبة منهم. ظهرت هذه النظرية كرد فعل على الطريقة القديمة لإدارة المهام التي كانت بطيئة وتستغرق وقتًا طويلاً مع المهام التي تنتظر التنفيذ.

حيث تم تصميم الأسلوب الرشيق ليتناسب مع متطلبات سوق العمل الحالي والبيئات المكتبية التي تحتاج إلى تنفيذ العديد من المهام في أقل وقت ممكن ، وذلك بتقليل الوقت المخصص لتنفيذ كل مهمة وتقليل المقدار المناقشة والاختبارات والتجريب لكل مهمة ومشروع ، ولكن بالأحرى تنفيذ المهمة بأقل قدر. من الممكن إجراء اختبارات المناقشة والاختبارات التجريبية دون عرض كل جزء وتفاصيله على المديرين في فريق العمل أو المشروع.

بالرغم من أن هذه الطريقة أكثر خطورة من الطريقة القديمة إلا أنها ساهمت في تقليل الوقت الذي يقضيه في كل مهمة وبالتالي زيادة مستوى الإنتاجية والكفاءة. وبالتالي ، بحسب الجيل ، لا داعي لانتظار موافقة المسؤولين على كل مهمة ، ولا داعي لتخصيص أوقات للاختبار والتجريب ، بل لتنفيذ المهمة والانتقال إلى المهمة التالية على الفور.

إنجاز الأمور

يكاد ظهور هذه النظرية يتزامن مع وقت ظهور الجيل ، كما وضعها الكاتب الأمريكي ديفيد آلان في كتابه الشهير Getting Things Done ، وهي قائمة بفلسفة هذه النظرية بأن العقل البشري مكرس لتوليد الأفكار. والتعامل معها وعدم الاحتفاظ بها ، حيث يقول الكاتب إن الإنسان لا يستطيع أن يتذكر وينظم أكثر من سبع مهام في نفس الوقت ، وبمجرد أن تتجاوز المهام ذلك فإنها عرضة للنسيان ، لذلك يجب أن يكون مكتوبة.

إدارة وتنظيم المهام وأشهر النظريات المتخصصة في ذلك

تعتمد هذه النظرية على تحديد المهام المطلوبة منا لأداءها ، ثم تقسيم كل منها إلى أجزاء أو مهام أصغر وتنظيمها وفقًا لذلك ، ثم تحديد وقت معين لتنفيذ كل منها. بمجرد تنظيم هذه المهام على الورق ، يمكنك البدء في القيام بها بشكل منفصل.

وفقًا لهذه النظرية ، من الأفضل تقسيم المهام إلى مهام أصغر وأصغر قدر الإمكان ، لسهولة التنفيذ ، على سبيل المثال إذا كانت لديك مهمة تتعلق بتعلم الطهي ، فيمكنك توزيع هذه المهمة على مهام أصغر مثل شراء كتاب طبخ ، قراءة الكتاب ، تحديد الوصفة الأولى التي تنوي تحضيرها ، تحضير متطلبات الوصفة ، كل هذه مهام أصغر للمهمة الأساسية لتعلم الطبخ. يمكن تطبيق هذا على أي مهمة لدينا.

كانت هذه ثلاث من أكثر نظريات إدارة المهام شيوعًا والأكثر استخدامًا ، سواء في الأمور الشخصية أو في بيئات العمل والدوائر المهنية ، أما بالنسبة لاستخدام أي من هذه النظريات والأساليب فهي تتعلق بالشخص أو الفريق الذي يقوم بتنفيذها. المهام.

ليس من الضروري الالتزام بإحدى هذه النظريات حصريًا أو حتى بأي منها ، ولكن من الممكن البحث والتجربة والاستكشاف للوصول إلى طريقة تناسب كل جانب على حدة ، وحتى يمكن استخدام مزيج من هذه النظريات الثلاث في الحدث الذي يرى الشخص أنه الأنسب لأسلوب العمل والبيئة التي ينتمي إليها.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى